TUGAS UTS KOMINTER D.IK.6 : SEKILAS KOMUNIKASI INTERNAL & INTERNAL BRANDING PADA PT SAMPOERNA

1. SEKILAS KOMUNIKASI INTERNAL

I.                   PENGANTAR KOMUNIKASI INTERNAL

A.   Definisi Komunikasi Internal

Komunikasi Internal merupakan komunikasi yang terjadi di dalam sebuah organisasi, struktur dalam organisasi. Komunikasi internal mempunyai tujuan untuk meningkatkan SDM dalam organisasi. Di dalam komunikasi internal terjadi sebuah pertukaran informasi di antara batang-batang struktur organisasi. Selalu akan ada konflik yang terjadi di dalamnya.

Menurut Kohler dalam Muhammad (2004) terdapat dua model komunikasi dalam rangka meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan organisasi, yaitu :

a.       Komunikasi Koordinaktif

Proses komunikasi proses komunikasi yang berfungsi untuk menyatukan bagian-bagian perkantoran.

b.      Komunikasi Interaktif

Proses pertukaran informasi yang berjalan secara berkesinambungan, pertukaran pendapat dan sikap yang dipakai sebagai dasar penyesuaian di antara  sub-sub bagian dalam perkantoran, maupun antara perkantoran dengan mitra kerja. Frekuensi dan intensitas komunikasi yang dilakukan juga turut mempengaruhi hasil dari suatu proses komunikasi tersebut.

B.     Hubungan Komunikasi

Organisasi merupakan sekelompok masyarakat yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi berfungsi sebagai perekat antara sesama anggota organisasi untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Hubungan yang terjalin baik antara sesama karyawan atau karyawan dengan bos merupakan kunci kesuksesan bagi sebuah organisasi untuk mencapai tujuan. Kesuksesan dalam sebuah organisasi juga dipengaruhi oleh manajer. Manajerial harus mampu mengkomunikasikan ide, gagasan, atau informasi kepada karyawannya sehingga mereka dapat memahami pesan yang telah disampaikan dengan baik dan efektif. Manajer mempunyai peran-peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer, yaitu:

a.       Peran Antarpribadi

Menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan dirinya sebagai,

-          Figur (figurehead role)

manajer harus dapat menyampaikan pesan-pesan bisnis dengan baik kepada karyawannya.

-          Manajerial (leader role),

kemampuan dalam memimpin suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis.

-          Penghubung (liason role)

Menunjukkan menghubungkannya dengan orang-orang yang berada di luar organisasi.

b.      Peran Interpersonal

-          Peran pemantauan

Mengawasi bawahannya agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

-          Penyebar informasi

Peran manajer untuk menyebarluaskan dan menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para karyawannya agar mereka dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi tersebut.

-          Peran informasional

-          Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang juru bicaa yang baik.

c.       Peran keputusan

-          Peran wirausaha

Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha yang jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsif, bertanggung jawab, berani, mengambil resiko, dan berwawasan luas.

-          Peran pemecah

Manajer harus menjadi seorang yang memiliki kemampuan dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi.

-          Peran pengalokasi sumber daya

Sebagai seorang manajer, manajer harus mampu mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki secara baik.

-          Peran negosiator

Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang yang mampu bernegosiasi dengan baik.

Kegiatan pertukaran informasi dalam organisasi merupakan penghubung antar anggota dan penghubung anggota dengan pimpinanya. Untuk mencapai tujuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi karena komunikasi memungkinkan anggota untuk bertukar informasi. Komunikasi sendiri mempunyai fungsi penting dalam organisasi yaitu komunikasi memungkinkan orang untuk bertukar informasi dan komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.    

Berikut adalah beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi.

a.       Menetapkan tujuan

Mereka yang terlibat dalam organisasi baik staff manajemen puncak, manajemen menengah, manajemen bawah, maupun karyawan, perlu melalukan berbagai pembahasan yang serius dan cukup matang.

b.      Membuat dan melaksanakan keputusan

Tujuan organisasi akan tercapai juika orang-orang dalam organisasi tersebut memberi berbagai keputusan yang mendukung terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang mendukung terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati.

c.       Mengukur prestasi kerja

Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengukuran prestasi kerja mencakup faktor, antara lain: biaya, penjualaan, pangsa pasar produktivitas, tingkat perputaran karyawan, dan tingkat persediaan yang ada.

d.      Merekrut dan mengembangkan staf

Jika ingin merekrut seseorang, suatu perusahaan harus mengumumkan secara terbuka. Meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar.

e.       Pelayanan pelanggan

Semua organisasi akan berhubungan dengan para pelanggan dengan menggunakan komunikasi, baik dalam bentuk formal maupun nonformal. Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan, komunikasi juga mempunyai peranan penting misalnya pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon dari konsumen, dan penanggungan-penanggungan masalah yang berkaitan dengan pengakuan dari konsumen.

f.       Negoisasi dengan pemasok

untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu perusahaan perlu mengadakan negoisasi baik dengan pemasok maupun dengan memberi pinjaman.

g.      Memproduksi produk

Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian menempatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan, diperlukan komunikasi, baik komunikasi antara manajer dengan karyawan, antara karyawan yang satu dengan karyawan yang laiin, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan.

h.      Berinteraksi dengan peraturan yang ada

Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara perusahaan dengan pemerintah.

C.     Pola Komunikasi      

Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal dan saluran komunikasi informal.

1.      Saluran Komunikasi Formal

a.       Komunikasi dari Atas ke bawah

Transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke bawah merupakan komunikasi dari atas ke bawah (top-down communications).  Jalur komunikasi yang berasal dari atas ke bawah merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalaknkan para bawahan dengan sebaik-baiknya.

b.      Komunikasi dari Bawah ke Atas

Komunikasi dari bawah ke atas berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah menuju ke atas. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus percaya penuh kepada para karyawannya.

c.       Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal adalah antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian yang memiliki kedudukan sejajar.

d.      Komunikasi Diagonal

Komunikasi ini melibatkan komunikasi antara dua tingkat organisasi yang berbeda. Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah : penyebaran informasi yang bisa menjadi lebih cepat ketimbang komunikasi tradisional dan memungkinkan individu dari berbagai bagian ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

e.       Keterbatasan Komunikasi Formal

Dilihat dari sudut pandang individual, komunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dari sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dengan saluran komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena seperti keterkaitan dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan kesalahpahaman.

2.      Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memerdulikan jaringan hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat

berkomunikasi secara luas. Komunikasi informal cenderung luwes, fleksibel, dan tidak ketat, sebagaimana komunikasi yang terjadi di saat-saat istirahat kerja di kantor.

D.    Cara Mengelola Komunikasi

1.      Penanganan Pesan-Pesan Rutin

Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya tersebut, seorang manajer perlu memerhatikan berbagai hal tersebut:

a.       Mengurangi Jumlah Pesan

b.      Instruksi yang Jelas

c.       Mendelegasikan Tanggung Jawab

d.      Melatih Petugas

2.      Penanganana Krisis Komunikasi

a.       Siapkan tim yang terampil/ cekatan dalam penanganan krisis.

b.      Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi

c.       Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi

d.      Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh dan terbuka serta jujur

e.       Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan, tetapi juga dalam tindakan nyata.

E.     Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

1.      Membaca

2.      Mendengarkan

3.      Membuat percakapan menarik

4.      Melakukan wawancara

5.      Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil

6.      Berpidato dan presentasi

7.      Menulis surat, memo, dan laporan.

II.                PUBLIK INTERNAL DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI

Publik layaknya sebuah mata uang yang mempunyai dua sisi. Publik internal dan publik eksternal. Dalam hubungannya dengan komunikasi internal, publik internal lah yang mempunyai peranan besar. Publik internal sendiri merupakan orang-orang yang bergiat dalam organisasi (perusahaan, instansi, lembaga, badan, dan sebagainya) dan yang secara fungsional memiliki tugas dan pekerjaan serta hak dan kewajiban tertentu (Aly, 1995). Publik internal juga diartikan sebagai keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan.

Sebagai publik internal, mereka terdiri atas kelompok-kelompok tertentu yang tidak selalu sama jenisnya. Hubungan antara perusahaan dengan publik internalnya harus dikelola dengan baik, karena keberhasilan suatu perusahaan juga tergantung publik internalnya. Publik internal dalam suatu perusahaan misalnya adalah manajer, supervisor, karyawan, pemegang saham, dewan direksi, dan bagian-bagian di dalam perusahaan.

Untuk menunjang aktivitas publik internal dalam suatu perusahaan, maka diperlukan adanya kegiatan-kegiatan terentu. Kegiatan publik internal dilakukan untuk menciptakan iklim kerja yang baik. Iklim kerja sangat berpengaruh pada operasional perusahaan. Jika iklim kerjanya baik, maka operasional perusahaan pun akan berjalan lancar. Melalui kegiatan publik internal, diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari suatu organisasi atau perusahaan. Kegiatan publik internal ini dilakukan oleh seorang Public Relations.

Kegiatan publik internal yang umum dilakukan dalam suatu organisasi atau perusahaan misalnya adalah kegiatan outbond. Kegiatan outbond yang diselingi dengan motivasi-motivasi amat ampuh untuk karyawan perusahaan sebagai kegiatan refreshing. Kegiatan outbond yang notabene bermain games dan dilakukan di luar ruangan akan memberi stimulus tertentu pada diri seseorang, misalnya akan lebih bersemangat dalam melakukan segala hal, termasuk pekerjaannya. Tidak hanya itu, melalui games dalam outbond tersebut akan meningkatkan kerjasama dan kedekatan antar publik internal. Nantinya, hal tersebut diharapkan menjadi penentu iklim organisasi yang baik.

Bentuk hubungan publik internal dilakukan dengan beberapa pihak dalam suatu perusahaan, yaitu karyawan, pemegang saham, manajer, dan buruh. Semuanya harus dilakukan dengan adil dan seimbang, tidak berat sebelah. Seluruh kegiatan tersebut termasuk dalam kegiatan Public Relations.

a.      Hubungan dengan Karyawan

Pertama adalah hubungan dengan karyawan. Menurut Rhenald Kasali alasan perlunya menjalin hubungan baik dengan karyawan adalah karena karyawan merupakan ujung tombak perusahaan. Mengapa demikian? Karena tanpa adanya karyawan, operasionalisasi suatu perusahaan tidak akan berjalan. Perusahaan bisa saja mati tanpa adanya produktivitas dan menghasilkan suatu produk. Selain itu, jumlah karyawan dalam suatu perusahaan tentu banyak dan besar dan secara struktural kedudukannya rendah dan lemah. Oleh karena itu, karyawan membutuhkan dukungan untuk membela kepentingan mereka. Dalam hal ini, seorang Public Relations harus peka terhadap apa yang diinginkan oleh karyawan. Jika perusahaan tidak memperhatikan karyawannya, maka suatu saat karyawan dapat menyerang balik perusahaan. Dengan jumlah yang banyak dan besar menjadikan karyawan sebagai sumber suara potensial di dalam pemilihan umum. Maksudnya adalah, karyawan juga berpengaruh dalam pengambilan kebijakan.

Kemudian, secara pengetahuan, kebanyakan mereka termasuk orang awam yang tingkat pendidikannya rendah. Dengan begitu, mereka mudah dipicu oleh isu dan rumors negatif. Mereka akan mudah mengartikan suatu informasi dengan hanya melihat dari satu sisi. Hal tersebut dapat berbahaya jika hubungan antara karyawan dengan perusahaan tidak baik, misalnya perusahaan tidak memperhatikan karyawannya. Karyawan dapat dengan mudah membuat serangan balik. Hal ini berhubungan dengan media. Karyawan merupakan sumber empati dari pers atau media. Dari hubungan yang tidak baik tersebut, karyawan dapat dengan mudah mengundang media, dan media pun dapat memblow-up kejelekan perusahaan. Hal tersebut tentu berhubungan dengan citra perusahaan.

Maka dari itu, karena posisi karyawan amat penting, maka perusahaan harus memperlakukannya dengan baik dengan menjalin hubungan yang baik pula. Kegiatan sederhana yang dapat dilakukan misalnya dengan berkomunikasi secara santai (tidak formal). Komunikasi yang dilakukan dengan santai yang terkesan seperti ‘teman sendiri’ akan lebih berkesan pada karyawan. Mereka akan merasa lebih dihargai dan merasa bangga karena petinggi perusahaan mau berkomunikasi dengan santai dan tidak memperdulikan pangkat. Dengan cara yang sederhana ini, jika dilakukan terus-menerus dan konsisten, maka hubungan antara perusahaan dengan karyawan akan berjalan baik.

b.      Hubungan dengan Pemegang Saham

Kedua adalah hubungan dengan pemegang saham. Seorang Public Relations harus mampu membina hubungan yang baik dengan pemegang saham dan mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam organisasi atau perusahaan. Sebagai penyandang dana, mereka harus selalu mengetahui perkembangan perusahaan secara transparan agar dapat meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan. dengan demikian, akan menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan. Komunkasi dengan pemegang saham dapat dilakukan misalnya dengan memberi ucapan, entah ucapan selamat kepada pemegang saham baru, selamat ulang tahun, selamat tahun baru, selamat idul fitri, dan lain-lain. Ucapan-ucapan tersebut nantinya akan memberikan kesan baik pada pemegang saham. Pemegang saham pasti akan merasa diperhatikan. Selain itu, komunikasi bisa juga dilakukan dengan rapat pemegang saham. Dalam hal ini merupakan kegiatan formal. Rapat tersebut bertujuan untuk memberikan laporan rutin mengenai perkembangan perusahaan. Dengan memberikan laporan rutin, maka hal tersebut mendorong tumbuhnya kepercayaan dari pemegang saham terhadap perusahaan.

Kemudian, cara berkomunikasi lainnya adalah dengan mengirimkan majalah perusahaan kepada pemegang saham. Selain laporan rutin, pemegang saham dapat mengetahui dan mengupdate perkembangan perusahaan secara rutin. Tidak hanya dengan cara-cara komunikasi formal, cara komunikasi informal juga berperan besar dalam menjalin hubungan baik dengan pemegang saham, yaitu dengan mengadakan pertemuan face to face. Misalnya dengan makan bersama atau nongkrong di cafe. Kegiatan sederhana semacam itu akan membuat hubungan semakin akrab dan baik.

c.       Hubungan dengan Para Manajer

Manajer merupakan salah publik internal dalam perusahaan. Manajer adalah orang-orang yang dapat mengabdikan dirinya bagi kepentingan perusahaan melalui kemampuannya dalam mengelola perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan sesuai dengan tujuan perusahaan. Manajer mempunyai posisi yang penting dalam suatu perusahaan, karena manajer merupakan orang-orang pilihan, maka diperlukan kegiatan khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting.

Manajer merupakan orang-orang yang mempunyai tanggung jawab besar bagi kemajuan dan kemunduran suatu perusahaan. Mereka mempunyai kontribusi besar terhadap berbagai kebijakan manajemen. Berkaitan dengan hal tersebut, maka dibutuhkan kegiatan untuk melakukan hubungan baik dengan manajer. Misalnya dengan diberikannya uang tunjangan jabatan kepada para manajer. Uang tunjangan jabatan merupakan upah diluar gaji yang perbulan diperoleh manajer. Dengan cara pemberian uang tunjangan jabatan, maka akan mendapat perhatian lebih dari manajer. Karena tidak ada pegawai yang tidak menginginkan tambahan upah, sekalipun seorang manajer. Berkaitan dengan uang, uang resiko jabatan juga diperlukan untuk manajer. Uang resiko jabatan dapat berupa pemberian asuransi bagi manajer.

Selain berhubungan dengan upah, terdapat pula kegiatan lain yang bisa dilakukan seperti coffee morning diantara para manajer. Kegiatan tersebut bisa disebut ngopi di pagi hari, namun yang dilakukan tidak hanya sekedar ngopi saja, tetapi sambil membicarakan hal-hal penting. Kegiatan tersebut dapat dilakukan dengan komunikasi informal agar obrolan berlangsung santai. Selain itu, diantara para manajer harus ada koordinasi kerja antar bagian. Koodinasi kerja ini bisa disampaikan melalui coffee morning tersebut atau pada saat rapat. Koordinasi kerja amat penting untuk diperhatikan, agar operasional perusahaan berjalan lancar.

Kemudian, untuk menunjang hubungan baik dengan manajer, juga diperlukan aspek-aspek yang mendukungnya. Misalnya seperti rumah dinas dan alat transportasi dari dinas. Rumah dinas dapat ditempati oleh manajer, tentu dengan keadaan rumah yang bagus. Sedangkan alat transportasi yang tersedia biasanya adakah mobil.

d.      Hubungan dengan Para Buruh

Dalam rangka memelihara hubungan antara pimpinan perusahaan dengan serikat buruh dalam perusahaan merupakan kegiatan Public Relations. Letak peranan Public Relations adalah dimana Public Relations harua mengambil tindakan-tindakan preventif agar hubungan antar buruh, buruh dengan pimpinan tetap harmonis. Hal-hal yang dapat dilakukan oleh Public Relations untuk mewujudkan keharmonisan tersebut misalnya dengan menyelesaikan kasus atau permusuhan antar buruh atau antara buruh dengan pimpinan dengan adil dan kekeluargaan.

Kemudian, kenaikan upah juga merupakan hal yang harus dipetimbangkan. Hal tersebut karena, orientasi buruh bekerja adalah untuk memperoleh gaji yang banyak. Jika gaji tidak dinaikkan, maka mereka dapat melakukan kegiatan yang memberontak, seperti misalnya demo dan mogok kerja. Untuk masalah-masalah krusial seperti ini, baiknya seorang Public Relations harus melakukan pendekatan dengan para buruh. Pendekatan ini tentu dilakukan dengan berkomunikasi, namun komunikasi yang dilakukan yang lebih tepat dan efektif adalah dengan komunikasi informal. Misalnya, ketika buruh sedang bekerja, Public Relations dapat berkeliling sambil bertanya-tanya pada para buruh.

Setelah membahas mengenai komunikasi dan hubungan perusahaan dengan publik internalnya, pembahasan selanjutnya mengenai Investor Relations. Investor Relations atau hubungan investor merupakan tanggung jawab manajemen strategis yang mengintegrasikan keuangan, komunikasi, pemasaran, dan kepatuhan hukum sekuritas yang paling efektif memungkinkan komunikasi dua arah antara perusahaan, masyarakat, keuangan, dan konstituen lain, yang akhirnya memberikan kontribusi untuk perusahaan sekuritas mencapai penilaian adil.

 Relations biasanya merupakan sebuah departemen dalam sebuah perusahaan yang bertujuan menangani pertanyaan-pertanyaan dari pemegang saham dan investor, serta yang lain yang mungkin tertarik dalam saham perusahaan atau stabilitas keuangan.  Investor Relations merupakan bagian publik internal perusahaan, karena ia ikut berpartisipasi dalam operasional perusahaan. Investor Relations sendiri bisa dijumpai di BAPEPAM (Badan Pengawas Pasar Modal), Bursa Efek, Media Massa, dan lain-lain.

Hubungan investor dianggap sebagai spesialisasi Public Relations oleh Departemen Tenaga Kerja. Kini, banyak perusahaan besar yang diperdagangkan secara publik telah mendedikasikan seorang Investor Relations yang bertugas untuk mengikuti perkembangan bursa saham, menyediakan informasi mengenai kondisi keuangan perusahaan kepada masyarakat, memberikan saran kepada manajemen terkait saham perusahaan, dan memberikan jawaban terhadap berbagai pertanyaan bidang keuangan.

Investor Relations dapat dipegang oleh orang-orang tertentu dengan jabatan tertentu pula. Misalnya yang pertama adalah pemegang saham, yang terdiri dari pemegang saham situasional, perorangan, dan potensial. Kedua, manajemen perusahaan yang terdiri dari ketua dewan, eksekutif kepala, direktur keuangan, dan sekretaris perusahaan. Ketiga, penasehat perusahaan yang terdiri dari pialang saham, bank komersial, auditor, dan konsultan Public Relations keuangan. Keempat, pemberi pinjaman yang biasanya terdiri dari perbankan, dan lain-lain. Lalu yang kelima, pihak luar yang berpengaruh, yang terdiri dari analis pialang saham, jurnalis keuangan, analis peringkat utang, dan komentator lainnya.

III.             MEMAHAMI KARAKTER PUBLIK INTERNAL

A.    Definisi Publik Internal

                 Publik internal merupakan publik yang menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisasi itu sendiri. Misalnya, karyawan, manajemen, stakeholder, keluarga karyawan, dan sebagainya. Dalam PR, publik internal disesuaikan dengan bentuk daripada organisasi yang bersangkutan apakah organisasi tersebut berbentuk suatu perusahaan dagang, instansi pemerintah ataupun lembaga pendidikan. 

B.     Bentuk Hubungan Publik Internal dalam Perusahaan

Publik internal dan Bentuk Hubungan Internal Perusahaan

a.       Publik Internal dari Perusahaan

1.      Publik Pegawai

2.      Publik Manajer

3.      Publik Pemegang Saham

4.      Publik Buruh

b.      Bentuk Hubungan dalam Perusahaan

Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan

1.      Employee Relations

Kegiatan ini untuk memelihara hubungan, khususnya antara manajemen dengan karyawannya. Hubungan ini dalam rangka kepegawaian secara formal. Kegiatan ini bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, seorang PR harus senantiasa mengadakan kontak pribadi misalnya berbincang-bincang dengan mereka sehingga dapat mengetahui kesulitan, keinginan, dan harapan. Effendi menyatakan, kegiatan untuk mencapai hubungan baik dengan para pegawai dapat dilakukan dengan cara:

-          Upah yang cukup

-          Perlakukan yang adil

-          Ketenangan kerja

-          Perasaan diakui

-          Penghargaan atas hasil kerja

-          Penyaluran perasaan

2.      Manager Relations

Kegiatan ini untuk memelihara hubungan baik dengan para manajer di lingkungan perusahaan. Manajer adalah orang dapat mengabdikan dirinya bagi kepentingan perusahaan melalui kemampuannya dalam mengelola perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena manajer merupakan orang-orang pilihan, maka perlu dilakukan kegiatan khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting. Seperti, mampu membuat dan menetapkan keputusan, sampai pada menyampaian keputusan yang berkaitan dengan berbagai kebijakan manajemen di bidangnya bahkan mungkin di bidang umum. Manajer mempunyai tanggung jawab besar terhadap majunya sebuah perusahaan. Oleh karena itu dapat dilakukan berbagai kegiatan untuk melakukan hubungan baik dengan para manajer, misalnya:

a.       memberlakukan adanya uang tunjangan jabatan

b.      uang resiko jabatan

c.       kegiatan coffee morning diantara para manajer dalam rangka membina hubungan dan bahkan memungkinkan adanya keluaran ide kebijakan bagi perusahaannya.

d.      Koordinasi kerja antar bagian

e.       Jika memungkinkan menyediakan alat transportasi bagi kepentingan dinas

f.       Rumah dinas

3.      Labour Relations (Hubungan dengan para buruh)

Kegiatan ini untuk memelihara hubungan antara pimpinan dengan serikat buruh dalam perusahaan dan turut menyelesaikan masalah-masalah yang timbul antara keduanya, disinilah letak peran PR dimana ia harus mengadakan tindakan-tindakan preventif mencegah timbulnya kesulitan-kesulitan.

4.      Stockholder Relations (Hubungan dengan para Pemegang Saham)

Kegiatan ini dalam rangka untuk menjalin hubungan baik dengan para pemegang saham. Komunikasi dapat dilakukan dengan cara:

a.       Menyatakan selamat kepada pemegang saham yang baru.

b.      Memberikan laporan

c.       Mengirimkan majalah organisasi

d.      Mengadakan pertemuan

C.     Kegiatan Humas Internal untuk Publik Internal

                Kegiatan humas internal dalam rangka menciptakan opini publik internal adalah dengan cara menciptakan komunikasi internal (komunikasi pegawai). Ada tiga bentuk komunikasi pegawai, yakni komunikasi kebawah, ke atas, dan sejajar. Dalam memilih media internal umumnya akan disesuaikan dengan karakteristik organisasi, jumlah dan strata personel, dan juga lokasi kerja.

D.    Publik Internal dan Bentuk Hubungan Internal Lembaga Pendidikan

a.       Publik Internal Lembaga Pendidikan

1.      Publik Pimpinan

2.      Publik Fakultas

3.      Publik Staff

4.      Publik Yayasan

5.      Publik Dewan Komisaris

6.      Publik Dosen

7.      Publik Mahasiswa

b.      Bentuk Hubungan Interna dalam Lembaga Pendidikan

1.      Manajer Relations

2.      Faculty Relations

3.      Staff Relations

4.      Foundation Relations

5.      Trustee Relations

6.      Lecturer Relations

IV.                   KOMUNIKASI MULTIKULTURAL DALAM INTERNAL ORGANISASI

A.    Memahami Multikulturalisme, Pluralitas dan Keragaman

Multikulturalisme merupakan sebuah kepercayaan yang menyatakan bahwa kelompok-kelompok etnik/budaya dapat hidup berdampingan secara damai dalam prinsip coexistence yang ditandai oleh kesediaan untuk menghormati budaya lain.

Konsep pluralitas mengandaikan adanya ‘hal-hal yang lebih dari satu’ (many). Sedangkan keragaman merupakan menunjukkan bahwa keberadaan yang ”lebih” dari satu itu berbeda-beda, heterogen, dan bahkan tidak dapat disamakan.

B.     Makna Komunikasi Multikultural

Komunikasi multikultural muncul dari pemahaman tentang multikulturalisme.Dalam istilah multikulturalisme terkandung dua pengertian yang sangat kompleks yaitu ”multi” yang berarti plural dan ”kulturalisme”yang artinya kultur atau budaya. Plural selain mengandung arti yang berjenis-jenis, juga mempunyai implikasi politis, sosial, dan ekonomi. Oleh sebab itu, multikulturalisme erat kaitannya dengan pluralisme dalam prinsip demokrasi.Pluralisme berkenaan dengan hak hidupkelompok-kelompok masyarakat yang ada dalam suatu komunitas yang mempunyai budaya yang khas.

Secara konseptual terdapat perbedaan signifikan antara pluralitas, keragaman, dan multikultural. Inti dari multikulturalisme adalah kesediaan menerima kelompok lain secara sama sebagai kesatuan, tanpa mempedulikan perbedaan budaya, etnik, jender, bahasa, ataupun agama. Apabila pluralitas sekadar merepresentasikan adanya kemajemukan, multikulturalisme memberikan penegasan bahwa dengan segala perbedaannya itu mereka adalah sama di dalam ruang publik.Multikulturalisme menjadi semacam respons kebijakan baru terhadap keragaman menandakan adanya komunitas-komunitas yang berbeda saja tidak cukup; sebab yang terpenting adalah bahwa komunitas-komunitas itu diperlakukan sama.

Watak masyarakat multikulturalisme adalah toleran. Dalam pespektif multikulturalisme ini, baik individu maupun kelompok dari berbagai entitas etnik dan budaya hidup dalam societal cohesion tanpa kehilangan identitas etnik dan kultur mereka. Masyarakat bersatu dalam ranah sosial tetapi antar-entitas tetap ada jarak. Jarak itu harus dijagadengan komunikasi, dialog, dan toleransi yang kreatif.

Jadi, multikulturalisme adalah sebuah perspektif alternatifuntuk mengatasi pertentangandan konflik sosial bernuansa etnis, agama, ras dan berbagai identitas primordial lainnya.

Larry A. Sammovar dan Richard E. Porter, mengemukakan enam unsur budaya yang secara langsung memengaruhi persepsikita ketika berkomunikasi dengan orang dari budaya lain, yakni:

1.      Keperacayaan (beliefs), nilai (values), dan sikap (attitudes)

2.      Pandangan dunia (worldviews)

3.      Organisasi sosial (social organization)

4.      Tabiat manusia (human nature)

5.      Orientasi kegiatan (activity orientation)

6.      Persepsi tentang diri dan orang lain (perception of self and other)

C.     Aplikasi Komunikasi Multikultural dalam Internal Komunikasi Organisasi

Perbedaan budaya merefleksikan dirinya dalam cara yang beragam. Elemenpentingdalamintercultural communicationadalah bahasa. Komunikasi multikultural di Indonesia perlu disosialisasikan agar publik internal mempunyai pandangan dalam hidup ini tidak terdiri dari monokultur tapi multikultural, misalnya dalam hidup ini disamping ada etnis Jawa juga ada etnis Batak, Madura, dll.  

Komunikasi multikultur yang ada dalam komunikasi internal diharapkan dapat menumbuhkan jiwa nasionalismedan kesadaran bahwa bangsa Indonesia adalah masyarakat yang unsur-unsurnya memiliki ciri yang beragam (multikultur). Terdapat interaksi yang aktif di antara unsur-unsurnya melalui proses belajar. Kedudukan berbagai unsur yang ada berada pada posisi yang setara.

D.    Teori Interaksi Simbolik

Teori Interaksi Simbolik yaitu suatu perspektif untuk melihat realitas sosial manusia. Proses komunikasi multikultural tidak cukup hanya diteliti dari apa yang dilihat, tetapi dipahami juga bagaimana aktivitas komunikasi berlangsung berupa pemindahan atau pertukaran simbol yang diberi makna serta menimbulkan interaksi antar budaya yang unik.

George Ritzer mengemukakan tujuh prinsip metodologis berdasarkan teori interaksi simbolik, yaitu:

1.      Simbol dan interaksi harus dipadukan

2.      Harus diambil perspektif atau peran orang lain yang bertindak (the acting other) dan memandang dunia dari sudut pandang subjek, namun dalam berbuat demikian peneliti harus membedakan antara konsepsi realitas kehidupan sehari-hari dengan konsepsi ilmiah mengenai realitas tersebut.

3.      Peneliti harus mengaitkan simbol dan definisi subjek dengan hubungan sosial dan kelompok-kelompok yang memberikan konsepsi demikian.

4.      Setting perilaku dalam interaksi tersebut dan pengamatan ilmiah harus dicatat.

5.      Metode penelitian harus mampu mencerminkan proses atau perubahan, juga bentuk perilaku yang statis.

6.      Pelaksanaan penelitian paling baik dipandang sebagi suatu tindakan interaksi simbolik.

7.      Penggunaan konsep yang layak adalah mengarahkan dan kemudian operasional, teori yang layak menjadi teori formal, bukan grand teori atau teori menengah, dan proposisi yang dibangun menjadi interaksional dan universal.

Dengan teori interaksi simbolik peneliti dapat memahami bagaimana sifat khusus yang ada pada berbagai etnis sehingga mereka memasuki proses komunikasi multikultural.

V.      BUDAYA PERUSAHAAN DALAM KOMUNIKASI INTERNAL

Setiap organisasi tentu mempunyai budaya, karena hal tersebut sebagai ciri khas atau pembeda yang jelas antara satu organisasi dengan organisasi lain. Budaya organisasi sebagai norma, nilai-nilai, asumsi, kepercayaan, filsafat, kebiasaan organisasi, dan sebagainya yang dikembangkan dalam waktu yang lama oleh pendiri, pimpinan, dan anggota organisasi yang disosialisasikan dan diajarkan kepada anggota baru serta diimplementasikan dalam aktivitas organisasi sehingga memengaruhi pola pikir, sikap, dan perilaku anggota organisasi dalam memproduksi produk, melayani konsumen, dan mencapai tujuan organisasi (Wirawan, 2007).

 Gambar 1. Pembentukan Budaya Organisasi

Budaya diturunkan dari filsafat pendirinya. Filsafat tersebut memiliki asumsi, persepsi atau artefak, dan nilai-nilai yang harus diseleksi terlebih dahulu. Seleksi ini bertujuan untuk menentukan kriteria yang sesuai. Hasil seleksi akan menjadi karakteristik budaya organisasi. Setelah adanya karakteristik tersebut, manajemen puncak akan menentukan mana yang sesuai untuk dilaksanakan dan mana yang harus dihilangkan. Selanjutnya proses internalisasi kepada karyawan melalui tahapan proses sosialisasi.

Keberhasilan proses sosialisasi tergantung pada tingkat keberhasilan mendapatkan kesesuaian dari nilai-nilai yang dimiliki oleh karyawan baru terhadap organisasi dan metode sosialisasi yang dipilih manajemen puncak dalam mengimplementasikannya. Selain itu juga tergantung pada relevansi kepercayaan filosofi para pendiri terhadap kesempatan saat ini dan hambatan-hambatan yang menghalangi organisasi.

Oleh karena itu, perilaku top level leader menjadi simbol budaya baru suatu organisasi. Nilai-nilai organisasi yang telah dipahami dan diyakini oleh para karyawan, akan menjadi suatu kepribadian organisasi. Nilai-nilai tersebut akan menjadi acuan keseharian karyawan dalam bekerja, berperilaku dan bertindak sehingga akan menjadi kinerja individu. Dengan didukung oleh SDM, sistem dan teknologi, strategi perusahaan dan logistik, masing-masing kinerja individu yang baik akan menimbulkan kinerja organisasi yang baik pula.

Jika seorang individu dalam bekerja didukung budaya organisasi yang baik, maka kinerjanya pun akan baik. Begitu pula sebaliknya. Hal tersebut karena budaya organisasi merupakan sebuah mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku individu (karyawan). Selain itu, juga karena budaya organisasi sangat berdampak pada sukses atau tidaknya suatu organisasi atau bisnis.

Berikut ini merupakan pembahasan budaya organisasi dari segi peran, karakteristik, manfaat, tujuan dan fungsi implementasi, isi, hubungan antara Public Relations dengan budaya organisasi, tipe budaya organisasi, dan contoh budaya perusahaan.

a.      Peran Budaya Organisasi

Pada dasarnya, budaya organisasi mempunyai peran yang banyak dan bermacam-macam. Peran budaya organisasi ini disampaikan oleh Wirawan (2007), yaitu sebagai berikut.

a)      Identitas Organisasi

Identitas organisasi dapat dicontohkan misalnya dengan seragam yang digunakan perusahaan. Seragam merupakan salah satu instrumen dari identitas organisasi yang umum dan selalu digunakan oleh suatu organisasi. Seragam merupakan pembeda organisasi dengan organisasi lain. Perbedaan tersebut menciptakan perbedaan perilaku anggota sebuah perusahaan dengan anggota perusahaan lainnya. Sebagai contoh adalah seragam yang dipakai oleh pegawai Alfamart yang berwarna merah dengan kerah berwarna kuning.

b)      Menyatukan Organisasi

Norma, nilai-nilai, dan kode etik budaya organisasi menyatukan pola pikir dan perilaku anggota organisasi. Hal tersebut karena budaya organisasi merupakan perwakilan dari  organisasi. Jika budaya yang terbentuk baik, maka organisasi itu pun dianggap baik, begitu pula sebaliknya.

c)      Reduksi Konflik

Pola pikir, asumsi, dan filsafat organisasi yang sama akan memperkecil perbedaan dan terjadinya konflik diantara anggota organisasi. Jika terjadi perbedaan atau konflik, budaya organisasi mempunyai cara untuk menyelesaikan konflik.

d)     Komitmen kepada Organisasi Kelompok

Budaya organisasi yang kondusif mengembangkan rasa memiliki dan komitmen tinggi terhadap organisasi dan kelompok kerjanya.

e)      Reduksi Ketidakpastian

Budaya organisasi menentukan kemana arah, apa yang akan dicapai dan bagaimana mencapainya. Anggota organisasi mempelajari yang penting dan apa yang tidak penting, apa yang boleh dan apa yang tidak boleh dilakukan. Anggota organisasi mempunyai pedoman yang memberikan kepastian dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.

f)       Menciptakan Konsistensi

Budaya organisasi memberikan peraturan, panduan, prosedur, serta pola memproduksi dan melayani konsumen. Semua hal tersebut menimbulkan konsistensi pola pikir, cara bertindak, dan berperilaku anggota organisasi dalam melaksanakan tugas dan perannya.

g)      Motivasi

Budaya organisasi memotivasi anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Mereka merasa berkewajiban dan bertanggungjawab untuk merealisasikan tujuan organisasi.

h)      Kinerja Organisasi

Budaya organisasi yang kondusif menciptakan, meningkatkan, dan mempertahankan kinerja tinggi. Budaya organisasi yang kondusif menciptakan kepuasan kerja, etos kerja, dan motivasi kerja karyawan.

i)        Keselamatan Kerja

Untuk meningkatkan kinerja keselamatan dan kesehatan kerja, perlu dikembangkan budaya keselamatan kerja dan kesehatan kerja.

j)        Sumber Keunggulan Kompetitif

Budaya organisasi yang kuat mendorong motivasi kerja, konsistensi, efektivitas, dan efisiensi serta menurunkan ketidakpastian yang memungkinkan kesuksesan organisasi dalam pasar dan persaingan.

b.      Karakteristik Budaya Organisasi

Setelah mengetahui bagaimana peranan budaya organisasi dalam operasional organisasi, pembahasan selanjutnya adalah karakteristik budaya organisasi. Karakteristik budaya organisasi ini disampaikan oleh Tan (2002). Setiap organisasi tentu mempunyai karakteristik yang membedakan dengan organisasi lain. karakteristik tersebut tertuang dalam budaya organisasi. Kemudian, budaya organisasi itu sendiri juga mempunyai karakteristik yang membedakannya dengan budaya organisasi lain. Berikut merupakan karakteristik budaya organisasi.

a)      Individual Initiative

Tingkat tanggung jawab, kebebasan, dan kemerdekaan yang dimiliki individu.

b)      Risk Tolerance

Tingkatan dimana karyawan didorong mengambil resiko, menjadi agresif dan inovatif.

c)      Direction

Kemampuan organisasi menciptakan tujuan yang jelas dan menetapkan harapan kerja.

d)     Integration

Tingkatan dimana unit dalam organisasi didorong untuk beroperasi dengan cara terkoordinasi.

e)      Management Support

Tingkatan dimana manajer mengusahakan komunikasi yang jelas, bantuan, dan dukungan pada bawahannya.

f)       Control

Jumlah aturan dan pengawasan langsung yang dipergunakan untuk melihat dan mengawasi perilaku insan.

g)      Identity

Tingkatan dimana anggota mengidentifikasi bersama organisasi secara keseluruhan daripada dengan kelompok kerja atau bidang keahlian profesional tertentu.

h)      Reward System

Tingkatan dimana alokasi reward, kenaikan gaji atau promosi, didasarkan pada kriteria kinerja karyawan, bukan pada senioritas atau favoritisme.

i)        Conflict Tolerance

Tingkatan dimana insan didorong menyampaikan konflik dan kritik secara terbuka.

j)        Communication Patterns

Tingkatan dimana komunikasi organisasional dibatasi pada kewenangan hierarki formal.

c.       Manfaat Budaya Organisasi

a)      Membantu mengarahkan sumber daya pada pencapaian visi, misi, dan tujuan organisasi.

b)      Meningkatkan kekompakan tim antar berbagai departemen, divisi atau unit dalam organisasi sehingga mampu menjadi perekat yang mengikat orang dalam organisasi bersama-sama.

c)      Membentuk perilaku karyawan dengan mendorong percampuran nilai-nilai dan perilaku yang diinginkan sehingga memungkinkan organisasi bekerja dengan lebih efisien dan efektif, meningkatkan konsistensi, menyelesaikan konflik dan memfasilitasi koordinasi dan kontrol.

d)     Meningkatkan motivasi karyawan dengan memberi mereka perasaan memiliki, loyalitas, kepercayaan dan nilai-nilai, dan mendorong mereka berpikir positif tentang mereka dan organisasi.

e)      Memperbaiki perilaku dan motivasi sumber daya manusia sehingga meningkatkan kinerjanya dan pada gilirannya akan meningkatkan kinerja organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

d.      Tujuan dan Fungsi Implementasi Budaya Organisasi

a)      Menurut Mangkunegara (2005) adalah agar seluruh individu dalam perusahaan atau organisasi mematuhi dan berpedoman pada sistem nilai keyakinan dan norma-norma yang berlaku dalam perusahaan atau organisasi tersebut.

b)      Robbins (2002)

·         Budaya memiliki suatu peran batas-batas penentu: yaitu, budaya menciptakan perbedaan antara satu organisasi dan organisasi lain.

·         Budaya berfungsi untuk menyampaikan rasa identitas kepada anggota-anggota organisasi.

·         Budaya mempermudah penerusan komitmen hingga mencapai batasan yang lebih luas, melebihi batasan ketertarikan individu.

·         Budaya mendorong stabilitas sistem sosial. Budaya merupakan suatu ikatan sosial yang membantu mengikat kebersamaan organisasi dengan menyediakan standar-standar yang sesuai mengenai apa yang harus dikatakan dan dilakukan karyawan.

·         Budaya organisasi bertugas sebagai pembentuk perilaku serta sikap karyawan.

c)      Schermerhorn dan Hunt (dalam Mangkunegara, 2005) adalah dapat membantu mengatasi masalah adaptasi eksternal dan integrasi internal. Permasalahan yang berhubungan dengan adaptasi eksternal dapat dilakukan melalui pengembangan pemahaman tentang strategi dan misi perusahaan, tujuan utama organisasi dan pengukuran kinerja. Sedangkan permasalahan yang berhubungan dengan integrasi internal dapat dilakukan antara lain komunikasi, kriteria karyawan, penentuan standar untuk rewards dan sanksi serta melakukan pengawasan internal organisasi.

e.       Isi Budaya Organisasi

1.      Artefak

Artefak adalah dimensi budaya organisasi yang bisa ditangkap oleh pancaindra. Yang termasuk dalam artefak organisasi adalah:

a)      Objek material: logo, produk, brosur, laporan tahunan, dan benda seni dari organisasi.

b)      Rancangan fisik: arsitektur gedung, tata ruang kantor, dan tempat parkir

c)      Teknologi: mesin, peralatan, proses produksi, dan kendaraan yang digunakan untuk memproses produk organisasi.

d)     Bahasa: kata-kata, kalimat, jenis bahasa (bahasa halus atau bahasa kasar dan bahasa gerak tubuh), serta jargon yang dipergunakan dalam komunikasi antar anggota dan dengan orang luar.

e)      Metafor: kata atau frasa yang diterapkan pada suatu objek atau tindakan atau kejadian yang secara harfiah tidak menunjukkan arti yang sesungguhnya. Metaphor merupakan cara untuk mengkomunikasikan ide yang banyak dipakai dalam organisasi. Misalnya pimpinan puncak disebut Chief Executive Official (bos) atau bos, dan karyawan baru disebut anak bawang.

f)       Simbol-simbol: kata-kata, dan kondisi yang mempunyai arti bagi organisasi. Seperti logo, lambang dan bendera organisasi, tanda pangkat, pakaian kebesaran, seragam dan sebagainya.

g)      Peraturan, sistem-sistem, prosedur, dan program-program.

2.      Norma

Setiap organisasi memiliki norma yang berbeda. Norma organisasi sangat penting bagi setiap organisasi, karena norma inilah yang mengatur perilaku anggota organisasi. Dengan adanya norma oganisasi, perilaku anggota organisasi dapat dikontrol dan tidak menyimpang dari peraturan perusahaan

3.      Nilai-nilai

Nilai-nilai merupakan pedoman yang digunakan oleh organisasi untuk bersikap.

4.      Kode etik

Fungsi dari kode etik adalah pedoman perilaku bagi anggota organisasi.

5.      Kepercayaan

Kepercayaan berhubungan dengan apa yang menurut organisasi dianggap benar dan dianggap tidak benar. Kepercayaan bersifat formal (tertulis) dan tidak formal (tidak tertulis). Pernyataan kepercayaan organisasi memberikan dasar nilai proses perencanaan dan evaluasi pelaksanaan rencana organisasi. Kepercayaan nilai-nilai organisasi dapat digunakan sebagai landasan untuk merumuskan misi organisasi yang selanjutnya dipergunakan untuk menyusun kebijakan strategis organisasi.

6.      Asumsi

Asumsi mempengaruhi persepsi, perasaan, dan emosi anggota organisasi mengenai sesuatu.

7.      Filsafat Organisasi

Pendapat organisasi mengenai hakikat atau esensi sesuatu. Misalnya, setiap perusahaan memiliki pandangan yang berbeda mengenai esensi sumber daya manusia, keuntungan, lingkungan, nasabah, dan sebagainya.

8.      Etos Kerja

Bekerja dianggap baik karena dapat meningkatkan derajat kehidupan serta status sosial seseorang. Berupaya bekerja keras akan memastikan kesuksesan.

9.      Bahasa dan Metafora

Setiap budaya organisasi menggunakan bahasa yang unik dan berbeda dengan bahasa budaya organisasi lainnya. Semua isi budaya organisasi-artefak, norma, nilai-nilai, dan kode-kode, sebagian besar abstrak dipetakan dalam otak dan pikiran setiap anggota organisasi dalam bentuk konsep. Konsep tersebut diberi nama, definisi, atau batasan dalam bentuk kata-kata atau kalimat. Dengan diberi nama dalam bentuk bahasa, konsep tersebut dapat dikomunikasikan di antara anggota organisasi. Sedangkan metafora adalah kata atau frasa yang dipergunakan untuk melukiskan suatu objek. Misalnya, anggota organisasi baru di sejumlah budaya organisasi disebut sebagai anak bawang atau anak kemarin sore.

10.  Cerita dan Mite

Cerita atau mite adalah suatu narasi yang menceritakan rentetan kejadian yang diambil dari sejarah perkembangan organisasi. Cerita merupakan indikator penting untuk memahami:

a)      Nilai-nilai dan kepercayaan

b)      Peraturan dan prosedur formal dan informal

c)      Konsekuensi penyimpangan dan kepatuhan terhadap peraturan prosedur; dan

d)     Kategori dan status sosial serta struktur kekuasaan dalam suatu organisasi. Cerita menimbulkan kepercayaan untuk komitmen terhadap nilai-nilai budaya organisasi.

Mite sama dengan cerita, namun ceritanya penuh fantasi atau fiksi. Isi dari mite biasanya mengenai bagaimana segala sesuatu berlangsung dalam organisasi.

11.  Seremoni, Ritual, dan Upacara.

Seremoni merupakan perayaan budaya organisasi. Ritual dan upacara adalah aktivitas yang direncanakan, terperinci, yang mengonsolidasi berbagai bentuk ekspresi budaya ke dalam peristiwa terorganisasi yang dilaksanakan melalui interaksi sosial.

12.  Simbol

Simbol ini bisa berupa cerita, mite, dan ritual. Semua aspek, kejadian, dan proses yang terjadi dalam suatu organisasi bisa diinterpretasikan sebagai simbol.

13.  Sejarah

Sejarah organisasi ada yang bersifat formal dan ada yang bersifat informal. Sejarah yang bersifat formal adalah sejarah yang ditulis resmi oleh perusahaan organisasi. Sejarah informal adalah sejarah yang diceritakan secara lisan oleh anggota organisasi.

14.  Pahlawan

Pahlawan organisasi adalah pendiri, pemimpin, dan mereka yang berjasa terhadap organisasi.

f.       Hubungan antara Public Relations dengan Budaya Organisasi

Seorang Public Relations harus mengetahui dan memahami budaya suatu organisasi atau perusahaan, karena budaya perusahaan dapat membangun prestasi dan produktivitas tinggi para karyawan. Dari hal tersebut, Public Relations dapat mengetahui apa yang harus dilakukan berdasarkan budaya yang dimiliki organisasi. Budaya perusahaan ini merupakan komitmen bersama dalam upaya pembentukan norma-norma atau suatu aturan main yang disepakati untuk menentukan sikap tindak dan perilaku yang dapat diterima seutuhnya dalam suatu organisasi/perusahaan, mulai dari pimpinan puncak hingga kepada pelaksanaannya oleh para karyawannya.

g.      Tipe Budaya Perusahaan

1.      Budaya Macho

·         Kelebihan: Siap menghadapi bisnis yang penuh resiko, tantangan yang kuat, serta umpan balik serba cepat, keras, dinamis, dan kompetisi yang tajam.

·         Kelemahan:

a)      Daya tahan lama hampir tidak ada, karena perusahaaan ini berorientasi jangka pendek (product oriented and profit making).

b)      Secara internal lebih mengarah pada persaingan individual, daripada semangat kebersamaan, usaha untuk belajar dari suatu kesalahan akan terabaikan.

2.      Budaya Keras (biasanya hiperaktif dan agresif).

·         Kelebihan:

a)      Para karyawan diberi pelatihan yang maksimal dengan maksud meminimalisir resiko yang mungkin muncul, plus diharapkan dengan umpan balik yang serba cepat meraih penjualan omzet dan keuntungan yang besar, intensif, dan proaktif dalam menjajakan produk-produknya secara agresif kepada calon konsumennya (door to door selling), baik secara langsung maupun tidak langsung.

b)      Mengutamakan prestasi individual, dan berorientasi kerja, agresif, enerjik, mobile, serta mampu melakukan berbagai macam teknik, kontes promosi, eksebisi dan presentasi bisnis dalam upaya meraih penjualan produk sebanyak-banyaknya atau demi memperoleh keuntungan lebih besar.

c)      Setiap tim penjual dan marketer diutamakan memiliki kemampuan dibidang marketing, persuasive dan “daya jual” (selling point) personal yang tinggi.

·         Kelemahan:

a)      Mengabaikan pelayanan

b)      Terlena dengan sukses jangka pendek

c)      Perspektif hanya bersifat jangka pendek, hampir sama dengan budaya perusahaan yang menganut tipe macho.

d)     Karyawan sering ganti-ganti dengan alasan tidak memenuhi omzet

3.      Budaya Petaruh (mengandung resiko untung atau rugi).

·         Kelebihan: Resiko ditekan agar tidak terlalu tinggi dan setiap tindakannya terencana dengan baik serta sistematis.

·         Kelemahan: Proses pengambilan keputusan terlalu lama

4.      Budaya Proses (sikap hati-hati/prudential terhadap keputusan yang diambil, menyukai serba keteraturan dan on time).

·         Kelebihan:

a)      Setiap keputusan yang diambil dilakukan dengan sistematis

b)      Mengutamakan kerja tim

·         Kelemahan:

a)      Proses pengambilan keputusannya terlalu birokratis yang akhirnya memakan banyak waktu.

b)      Sensitif terhadap isu negatif, dan berita negatif (news negative) baik berasal internal maupun eksternal akan langsung mengganggu nilai-nilai kepercayaan dan citra perusahaan.

h.      Contoh Budaya Organisasi pada Bank BTN (Bank Tabungan Negara)

Bank Tabungan Negara atau yang biasa disebut BTN merupakan Badan Usaha Milik Negara Indonesia yang berbentuk perseroan terbatas dan bergerak di bidang jasa keuangan perbankan. Dalam operasionalnya, Bank BTN mempunyai nilai-nilai dasar yang harus dimiliki semua karyawannya, yaitu: (1) Taat dalam melaksanakan dan mengamalkan ajaran agamanya. (2) Selalu berusaha untuk menimba ilmu guna meningkatkan pengetahuan dan ketrampilannya demi kemajuan perusahaan. (3) Mengutamakan kerjasama dalam melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan perusahaan dengan kinerja baik. (4) Selalu memberikan yang terbaik secara ikhlas bagi perusahaan dan semua stakeholders. Dan, (5) Selalu bekerja secara professional yang kompeten dalam bidang tugasnya.

Nilai-nilai dasar tersebut yang akhirnya menciptakan buadaya organisasi, karena nilai-nilai dasar tersebut diterapkan secara terus-menerus dan telah ada sejak Bank BTN berdiri. Bank BTN sendiri telah merumuskan dan membuat budaya organisasi yang mereka sebut “POLA PRIMA”. Jika diuraikan, “POLA PRIMA” merupakan singkatan dari beberapa kata, yaitu sebagai berikut.

·         Pelayanan Prima (Service Excellent)

·         InOvasi (Innovation)

·         KeteLAdanan (Role Model)

·         PRofesionalisme (Profesionalism)

·         Integritas (Integrity)

·         KerjasaMA (Teamwork)

Masing-masing kata tersebut mempunyai makna. Pertama, pelayanan prima, berarti seluruh bagian karyawan dari Bank BTN, baik yang berpangkat rendah hingga tinggi, harus melakukan pelayanan terbaik untuk nasabahnya. Dari hal yang sederhana seperti bersikap ramah dan murah senyum. Lalu, karyawan Bank BTN juga dituntut untuk selalu peduli dan tanggap pada apa yang diinginkan nasabahnya. Kedua, inovasi, yang berarti bahwa Bank BTN harus selalu melakukan penyempurnaan jika pelayanan atau produk yang ditawarkan masih kurang memuaskan nasabahnya. Dalam inovasi tersebut, peran karyawan Bank BTN amat sangat berpengaruh. Ketiga, keteladanan, yang berarti seluruh karyawan Bank BTN harus bersikap yang baik, dari sikap tersebut akan mencerminkan budaya yang baik pula. Sikap yang baik tersebut dapat menjadi contoh yang baik, untuk sesama karyawan maupun nasabah. Keempat, profesionalisme. Profesionalisme disini berarti bahwa seluruh karyawan Bank BTN berkompeten dan bertanggungjawab terhadap tugasnya. Seperti misalnya, mendahulukan kepentingan bersama daripada kepentingan pribadi. Kelima, inegritas, yang berarti bahwa seluruh karyawan Bank BTN harus jujur dan disiplin dalam bekerja, tidak melakukan kecurangan-kecurangan dan berdedikasi hanya untuk Bank BTN. Dan poin yang terakhir, yaitu kerjasama. Kerjasama amat sangat menentukan bagaimana budaya organisasi terbentuk. Dalam kerjasama, dibutuhkan saling percaya dan menghargai antar sesama karyawan Bank BTN.

Keenam kata tersebut merupakan representasi dari budaya organisasi Bank BTN. Budaya tersebut dirumuskan dan dibuat menjadi sebutan nama yang unik tidak berdasarkan alasan yang sederhana, tetapi berdasarkan pertimbangan yang matang dan lama, karena pada dasarnya budaya terbentuk dalam waktu yang lama. Kata-kata tersebut tidak hanya menjadi teori semata, namun juga diterapkan dalam operasional Bank BTN, dari yang pusat hingga cabang-cabangnya, sehingga secara tidak langsung menjadi nilai-nilai dasar yang harus diterapkan.

Budaya tersebut secara tidak langsung merupakan nilai-nilai dasar yang harus diterapkan seluruh karyawan Bank BTN dalam setiap kinerjanya. Maka tidak heran bahwa budaya organisasi berpengaruh pada kinerja individu di dalamnya. Jika dalam suatu organisasi mempunyai budaya yang baik dan positif, maka individu yang ada di dalam organisasi tersebut pun juga terpengaruh menjadi positif, dari sisi sikap dan perilakunya, kinerjanya, hingga kehidupannya. Hal tersebut dikarenakan budaya organisasi berfungsi sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku individu. Maksudnya adalah bahwa budaya organisasi dapat mengendalikan dan secara tidak langsung mengatur bagaimana sikap seseorang. Kemudian, lama kelamaan budaya organisasi membentuk sikap yang sesuai dengan budaya itu sendiri. Jadi, budaya organisasi tidak dapat diremehkan keberadaannya, karena budaya organisasi dapat berpengaruh pada sukses atau tidaknya sebuah organisasI.

VI.                   KIAT BERKOMUNIKASI DALAM INTERNAL ORGANISASI (HRD)

A.    Human Relations Development

Hubungan manusia adalah keterampilan atau kemampuan untuk bekerja secara efektif dengan orang lain. Bagi siapa saja, dalam tempat kerja, pengaturan, hubungan manusia juga melibatkan pemahaman tentang bagaimana orang bekerja bersama dalam kelompok, memuaskan baik kebutuhan individu dan kelompok tujuan. Jika sebuah organisasi ingin berhasil, hubungan antara orang dalam organisasi harus dimonitor dan dipelihara. Hubungan antar manusia seperti:

1.      HakasasimanusiaàHak-haksemua orang lain yang terlibatdalamurusanorganisasiharusdihormatidandilindungidenganbaik. Perusahaan jugaharusmelindungihak-hakpelanggantradisional, manajer, danbahkanpesaing.

2.      Pasar globalàPerilaku paling pentingbagipelamarkerjabaru(faktor manusia) adalahketerampilanberkomunikasidanhubunganantarmanusia.

3.      PenekananpadakelompokkerjaàMembantukelompokbekerjasamadenganbaik (baiksebagaianggotatimataupemimpin) memerlukanbanyakketerampilanhubunganmanusia.Manajerdankaryawanperlumemahamidinamikainteraksikelompokuntukmenjadiefektif.

4.      Peningkatankeragaman di tempatkerjaàSebuahpemahaman yang mendalamdariperbedaan yang membawa keragaman adalah pentingnya keterampilan dalam hubungan manusia.

B.     Human Relations dan Anda

Keterampilan hubungan antar manusia dapat membantu Anda mendapatkan pekerjaan, menikmati pekerjaan Anda, lebih produktif dalam hal itu, dan tinggal di sana lebih lama dengan peluang lebih baik untuk kemajuan. Untuk manajer, tidak ada keterampilan lebih penting daripada melakukan kemampuan berhubungan antarmanusia. Seorang manajer dengankemampuanhubunganmanusiaakanmempertahankankaryawan yang lebih lama, lebihproduktif, danmemberikankaryawandenganlingkunganmenyenangkan.

C.     Human Relations sebagai Ilmu Pengetahuan

Kata “birokrasi” sering dikaitkan dengan pita merah pemerintah dan dokumen. Birokrasi dimulai sebagai metode untuk meningkatkan tidak hanya efisiensi, tetapi hubungan manusia juga.

Human Relation termasuk ilmu pengetahuan dalam lingkungan ilmu sosial khususnya ilmu komunikasi, bidang sosiologi, ilmu politik dan manajemen. Human Relation adalah studi tentang hubungan manusia yang mencakup interaksi dalam kehidupan bermasyarakat.

D.    Human Relations sebagai Manajemen

Pendekatan Taylor dalam menunjukkan bagaimana unsur penting manusia dalam kinerja dari setiap organisasi. 2 fitur utama:

1.      Manajerharushati-hatimemilihdanmelatihpekerjauntuktugas-tugastertentu.

2.      Manajerharusberusahauntukmemotivasipekerjauntukmeningkatkanproduktivitas.

Human Relations sebagai manajemen sangat penting dalam memecahkan masalah yang menyangkut faktor manusia dalam memanajemen suatu organisasi. Misalkan menghilangkan kesalahan-kesalahan yang terkait dengan komunikasi antara lain mis-communication dan kesalahan interpretasi (mis-interpretation) yang terjadi antar individu, baik antar pegawai maupun antar pimpinan dan pegawai. Serta yang paling penting memanajemen interaksi komunikasi antar organisasi dan publik di luar organisasi. Peran penting seorang manajer dalam mengemban tugas untuk memanajamen karyawannya, baik dalam segi komunikasi, kinerja setiap karyawan, sehingga harapannya para karyawan mampu berkomunikasi dengan baik sehingga menciptakan suatu kerjasama antar karyawan serta meningkatkan produktifitas dan memeroleh kepuasan kerja agar tujuan organisasi dapat terwujud

E.     Human Relations dan Manajemen

Perbaikan yang paling pentingmenurut Elton Mayo adalah untuk mengubah cara manajemen memandang pekerja. Daripada melihat pekerjaan kebanyakan sebagai orang yang membutuhkan upah, manajer sekarang mulai mengerti bahwa kebutuhan kompleks pekerja mencakup kombinasi unik dari nilai-nilai, sikap, dan keinginan.

VII.                   INTERNAL BRANDING CORPORATE/ORGANISASI

A.                     Makna Internal Branding

Internal branding merupakan kegiatankomunikasiperusahaan yangberorientasi internal yang baru-baru ini muncul alam kampanyerebranding. Perusahaan mengkomunikasikankepadakaryawannyasegalaaspekdalammembangunmerek, sehinggapadakaryawannyaterbentukperilakuyang sesuaidenganmisimerekitusendiri. Logikanya, meskipun rebaranding ditujukan untuk pihak eksternal tetapi mempunyai implikasi yang nyata bagi kalangan internal.

Argenti (2010: 226) menyatakan bahwa internal branding penting untuk membangun semangat dan menciptakan sebuah tempat kerja di mana karyawan “terlibat” dengan pekerjaan mereka. Branding internal penting khususnya ketika sebuah organisasi sedang melakukan perubahan-perubahan seperti sebuah merger atau perubahan di dalam kepemimpinan.

Tiga resep agar implementasi internal branding sukses:

1.                       Sinkronisasi antara brand personality, tata nilai, dan budaya perusahaan. Jangan sampai antara janji yang diberikan ke khalayak luas dan kondisi internal perusahaan tidak klop.

2.                       Menjadikan karyawan sebagai tulang punggung dalam menghidupkan brand. Mulai dari tahap paling awal, perekrutan karyawan baru, yang dilanjutkan dengan membangkitkan antusiasme dan gairah karyawan sehingga mereka menjadi komitmen mereka. Cara membangkitkan yang paling efektif adalah melibatkan mereka dalam prosesnya, sehingga karyawan memiliki kesadaran yang tinggi terhadap esensi dari merek. Pemahaman esensi ini mulai dari nilai-nilai yang terkandung dalam setiap atribut identitas merek sampai brand promise.

3.                       Internalisasi dengan mengoptimalkan komunikasi internal secara konsisten untuk menjelaskan tata nilai dan perilaku yang sesuai dengan brand promise. Kesuksesan internalisasi ini ditandai dengan merasuk nyatata nilai dan perilaku ini dalam keseharian karyawan.Untuk membangun merek yang kuat dibutuhkan komunikasi yang tidak hanya berorientasi ke luar, tetapi harus mencukupi kebutuhan internal.

B.                      Alat Komunikasi dalam Internal Branding Corporate

Secara umum, tujuan media internal adalah peningkatan hubungan antara karyawan dengan pihak manajemen. Media internal harus memenuhi kebutuhan organisasi para karyawan. Karyawan harus dapat melihat informasi sebagai sesuatu yang bermanfaat dan bermakna bagi mereka.

Menurut Baskin, 2010: 241-242 à terdapat beberapa topik besar yang sering dipilih oleh media internal yang berhasil:

1.                       PemahamanKaryawantentangPeranMerekadalamOrganisasi.

2.                       KlarifikasiKebijakanManajemen

3.                       KesejahteraandanKeselamatanKaryawan

4.                       PenghargaanPrestasiKaryawan

Bentuk-bentuk Media Internal yang digunakan, antara lain:

1.                       Manual Handbook

Tujuan pembuatannya:

a.                        Menggambarkan kebijakan dan struktur PR organisasi/perusahaan

b.                       Memaparkan hal-hal apa saja yang perlu dilakukan oleh manajer dan kapan mereka harus memeriksanya

c.                        Menyediakan ide dan nasihat bagi para manajer dalam program-program PR mereka sendiri

d.                       Memberi rincian kontak bagi tim PR dalam mengakses bantuan

e.                        Sebagai mekanisme kontrol yang menyatakan dengan jelas wilayah-wilayah kerja dimana aktivitas PR perlu dijelaskan ke pusat

f.Sebagai standar-standar kualitas bagaimana cara pelaksanaan pekerjaan PR diimplementasikan di seluruh organisisasi atau perusahaan

Pengguna Manual Handbook:

a.                        Anggota dewan pimpinan manajemen

b.                       Kepala fungsi atau departemen

c.                        Seluruh manajer umum

d.                       Para manajer paling senior pada setiap lokasi di mana aktivitas PR sedang dijalankan

Isi manual handbook

1.                       Pendahuluan

a.                        Kata pengantar oleh eksekutif puncak

b.                       Tujuan dan manfaat manual

c.                        Daftar pemegang/penerima

2. Komunikasi Korporasi/Keuangan

a.                        Kebijakan perusahaan

b.                       Komunikasi dengan komunitas keuangan

c.                        Prosedur komunikasi krisis

d.                       Kebijakan hak cipta

e.                        Donasi amal dan pemberian sponsor

f.Panduan jamuan

3. Hubungan dengan Pemerintah

a.                        Kebijakan umum perusahaan

b.                       Aturan perusahaan menyangkut donasi politik dan keterlibatannya

c.                        Berkomunikasi dengan pembuat perundangan

4. Komunikasi Pemasaran

a.                        Kebijakan perusahaan

b.                       Koordinasi komunikasi dengan pelanggan

c.                        Aktivitas pendukung kelompok

5. Komunikasi Internal

a.                        Kebijakan perusahaan

b.                       Komunikasi dengan karyawan

c.                        Ide-ide untuk program lokasi

6. Hubungan dengan Masyarakat

a.                        Kebijakan perusahaan

b.                       Ide-ide untuk program lokasi

7. Hubungan dengan Media

a.                        Kebijakan perusahaan

b.                       Komunikasi dengan media

c.                        Implementasi program bisnis dan lokasi

8. Identitas Korporasi

a.                        Manual standar visual kelompok

b.                       Gaya induk dalam materi tertulis

9. Materi Pendukung Komunikasi

a.                        Daftar publikasi perusahaan

b.                       Situs web

c.                        Daftar produksi audio visual kelompok

d.                       Brosur barang-barang promosi

10. Penunjukan Konsultan dan Pemasok Lainnya

a.                        Kebijakan kelompok mengenai penunjukan konsultan

b.                       Penunjukan pemasok lain

c.                        Produksi arahan untuk konsultan dan pemasok

d.                       Daftar pemasok yang disetujui

e.                        Kebijakan grup dalam pengamanan hak cipta

11. Cara Mencari Bantuan dari Kantor Pusat

a.                        Bagaimana PR kelompok dapat memberi bantuan

b.                       Daftar kontak PR perusahaan

Ketentuan Buku Manual:

a.                        Isi direncanakan disesuaikan dengan situasi, tanggung jawab dan tujuan tertentu

b.                       Masukkan ide-ide pembuatan program, beberapa nasihat dasar menyangkut masalah teknik

c.                        Sertakan daftar seluruh materi terbaru yang tersedia dan bagaimana para manajer mengaksesnya

d.                       Masukkan elemen-elemen dasar identitas korporasi dengan satu lembar logo dan filosofinya

e.                        Penerbitan buku harus melalui proses pemeberian ijin dari kepala eksekutif

f.Demonstrasikan ke setiap orang bahwa kebijakan yang tertulis merupakan instruksi

Distribusi Buku Manual

a.                        Berikan informasi awal kepada penerima sebelum diluncurkan

b.                       Terangkan berbagai manfaat dari buku ini

c.                        Manual PR harus menjadi suatu barang hidup dengan perubahan, penambahan dan pembaharuan di masa datang

d.                       Distribusi awal perlu mencantumkan pernyataan pengesahan dari eksekutif puncak

2.                       News Clipping

Berupa informasi yang di publikasikan beberapa media massa dan Internet mengenai semua informasi perusahaan.

Leaflet merupakan salah satu media komunikasi yang digunakan perusahaan dalam menjalin hubungan baik dengan internal relations-nya. Sering dicetak dalam selembar kertas.

3.                       Surat (Memo Internal)

Surat tradisional masih tetap menjadi tulang punggung media komunikasi internal perusahaan. Surat dianggap lebih formal, langsung, personal dan akan mendapat perhatian yang lebihdari si penerima.

4.                       Telepon Internal Bebas Pulsa (Extention Telephone Number)

Merupakan salah satu media komunikasi yang dipakai karyawan tanpa menyebutkan identitasnya untuk memberikan informasi atau laporan internal perusahaan. (Cutlip, 2007: 278).

5.                       Rapat dan Telekonferensi

Rapat membuat orang membuat orang berkumpul, memberi kesempatan untuk bicara dan mendengar, dan merupakan metode komunikasi dua arah. Rapat kelompok kerja, rapat manajemen adalah contoh-contoh pertemuan kecil yang berorientasi tugas. Rapat adalah cara ekonomis dalam jangka panjang karena memberikan ide-ide dan efek team-building. Karyawan lebih suka berkomunikasi langsung tatap muka untuk banyak topik, mulai dari tujuan perusahaan, dan lainnya. (Cutlip, 2007: 279).

6.                       Newsletter

Newsletter adalah bentuk paling umum dari publikasi periodik. Kebanyakan perusahaan mengandalkan newsletter untuk mengkomunikasikan berita secara tepat waktu dan sesuai sasaran.

7.                       Papan Pengumuman

Papan pengumuman memajang pesan di lokasi regular dengan biaya murah dan usaha minimum. Papan pengumuman ini bertahan menjadi media efektif dan paling banyak digunakan di dalam organisasi.

8.                       Poster

Poster paling cocok digunakan untuk memberi penekanan pada sebuah ide serta menyediakan pesan yang dapat dipahami secara cepat. Poster diletakkan di tempat yang banyak dilewati keramaian sehingga mudah dilihat oleh para karyawan. (Baskin, 2010: 246).

9.                       Kotak Saran

Dalam rangka memeroleh dan menampung berbagai masukan dari para pegawai, pihak manajemen dapatmenempatkan sejumlah kotak saran di tempat-tempat tertentu di lokasi perusahaan.

10.                   Rak Informasi

Rak informasi dirancang untuk menarik pembaca mengambil brosur atau buklet yang dipajang di rak. Rak informasi sangat baik ditempatkan di lokasi tempat para karyawan dapat memperhatikanbahan-bahan yang ditaruh di sana dengan suasana agak santai, seperti di lobby depan kantor. (Baskin, 2010: 247).

C.                      Aliran Komunikasi Dalam Internal Branding Corporate

Iklim Komunikasi Organisasi (Pace & Faules, 2005)

a.                        Kepercayaan

b.                       Pembuatan keputusan bersama

c.                        Kejujuran

d.                       Keterbukaan dalam komunikasi ke bawah

e.                        Mendengarkan dalam komunikasi ke atas

f.                        Perhatian pada tujuan-tujuan berkinerja tingga

Sifat Aliran Komunikasi

a.                        Informasi tidak mengalir secara harfiah.

b.                       Penciptaan, penyampaian, dan interpretasi pesan merupakan proses yang mendistribusikan pesan-pesan ke seluruh organisasi

c.                        Aliran informasi dalam suatu organisasi sebenarnya adalah suatu proses dinamik, dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan dan diintrepretasikan. Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan.

Pola Aliran Komunikasi

a.                        Pola Roda

Mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral

b.                       Pola Lingkaran

Memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan.

Arah Aliran Komunikasi

a.                        Arah aliran informasi menunjukkan bagaimana anggota organisasi melakukan interaksi dan berkomunikasi

b.                       Arah aliran informasi dalam organisasi terdiri dari:

-   Komunikasi ke bawah

Informasi mengalir dari jabatan berotoritas tinggi kepada yang berotoritas rendah

Mempunyai fungsi pengarahan, perintah dll.

Saluran media komunikasi tertulis: deskripsi jabatan dan pedomann prosedur kerja, manual handbook, majalah dan buletin perusahaan, memo dan instruksi tertulis, papan pengumuman dan poster.

Saluran media lisan: pembicaraan lewat telepon, tatap muka atasan dan bawahan, panitia, dan konferensi

-   Komunikasi ke atas

Informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi

Fungsi utamanya adalah untuk memperoleh informasi mengenai kegiatan, keputusan, dan pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih rendah

Saluran media tertulis: kotak saran, program saran, grievance procedure, survei semangat kerja dan sikap karyawan, mekanisme penyusunan anggaran

Saluran lisan: wawancara pemutusan hubungan kerja, kebijaksanaan pintu terbuka

-   Komunikasi horizontal

Terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama

Fungsinya untuk mengkoordinasikan penugasan kerja, berbagi informasi mengenai rencan dan kegiatan, untuk memecahkan masalah, memperoleh pemahaman bersama, mendamaikan, berunding, dll.

-   komunikasi lintas saluran.

Berawal dari munculnya keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan atau bawahan mereka.

D.                      Hambatan Komunikasi dalam Internal Branding Corporate

Ada beberapa hambatan dalam proses komunikasi yang dilakukan oleh setiap orang sehingga dapat berakibat pesan yang ditujukkan tidak tersampaikan secara efektif. Menurut Robbins (1999, h. 155) hambatan tersebut adalah:

1.                       penyaringan

upaya yang dilakukan dengan sengaja oleh pengirim berita atau pesan sehingga informasi atau pesan tersebut akan tampak lebih menyengkan bagi penerima informasi.

2.                       Persepsi selektif

Penerima selektif terhadap pesan yang disampaikan dan disesuaikan pada kebutuhan, motivasi, latar belakang, pengalaman, dan karakteristik pribadi mereka.

3.                       Kelebihan informasi

Seorang memiliki kapasitas yang terbatas dalam menampung informasi, jika terjadikelebihan informasi maka akan menyebabkan seseorang cenderung membuang, mengabaikan, mengalihkan atau bahkan melupakan informasi tersebut.

4.                       Emosi

Pesan akan berubah makna jika pada saat kondisi emosi penerima tidak baik. Pada saat keadaan emosi sedang marah atau bingun, pesan yang diterima akan berbeda maknanya.

5.                       Bahasa

Bahasa yang dipakai sehari-hari biasanya telah dimodifikasi oleh seseorang karena pengaruh lingkungannya. Hal ini menjadi penghambat, karena seseorang tidak menyadari bahwa bahasa yang telah dimodifikasi tersebut digunakan pada kelompok lain yang tidak menganggap bahasa tersebut sama dengan apa yang mereka maksudkan.

6.                       Kesulitan komunikasi

Sebagaian oran mengalami kesulitan dalam berkomunikasi karena menderita kegelisahan yang dapat melemahkan mereka dalam berkomunikasi yang efektif.

E.                      Manajemen Mutu sebagai Internal Branding

Konsep manajemen mutu pada dasarnya mengandung tiga unsur, yaitu (Bounds dalam Hessel dalam Nasution, 2005, h.28-29), dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Mutu Terpadu”:

1.                       Strategi Nilai Pelanggan

2.                       Sistem Organisasional

3.                       Perbaikan Kualitas Berkelanjutan.

Menurut Davis (dalam Nasution, 2005, h. 22-25) terdapat sepuluh unsur utama dalam hal bagaimana menjalankan pendekatan ini yaitu:

1.                       Fokus pada Pelanggan

2.                       Obsesi terhadap Kualitas

3.                       Pendekatan Ilmiah

4.                       Komitmen Jangka Panjang

5.                       Kerjasama Tim

6.                       Perbaikan Sistem Secara Berkesinambungan

7.                       Pendidikan dan Pelatihan

8.                       Kebebasan yang Terkendali.

2. INTERNAL BRANDING PADA PERUSAHAAN SAMPOERNA

INTERNAL BRANDING CORPORATE PT. SAMPOERNA Tbk.

Sebuah perusahaan akan melakukan pencitraan untuk menciptakan karakter dan ciri khas yang dapat membedakannya dengan perusahaan-perusahaan lain. Hal tersebut juga dapat dimanfaatkan suatu perusahaan untuk menarik segmentasi pangsa pasar demi kemajuan dan perkembangannya. Selain menjaga hubungan baik dengan pihak eksternal perusahaan sebagai cara pencitraan yang baik, perusahaan atau organisasi juga melakukan rebranding pada bagian internalnya. Hal tersebut digunakan untuk mendukung terbentuknya kualitas yang baik pada perusahaan. Kampanye rebrandingdalam internal perusahaan biasanya dilakukan dengan cara mengkomunikasikan kepada karyawannya mengenai segala aspek dalam membangun, sehingga pada karyawannya dapat membentuk perilaku yang sesuai dengan misi perusahaan itu sendiri.

Hal tersebut juga dilakukan oleh perusahaan rokok terbesar di Indonesia, yaitu PT. Sampoerna,Tbk. Perusahaan rokok ini juga memiliki cara-cara tersendiri untuk melakukan internal branding pada perusahaannya. Berbagai macam cara dikemas oleh PT. Sampoerna untuk meningkatkan kualitas perusahaan agar tercipta citra baik dimata eksternal perusahaan. Dalam melakukan internal branding perusahaan, PT. Sampoerna memiliki media internal yang bertujuan untuk peningkatan hubungan antara karyawan dengan pihak manajemen perusahaan. Dengan membangun hubungan yang harmonis, maka akan tercipta kerjasama antar karyawan dan seluruh managemen perusahaan. PT. Sampoerna memiliki beberapa bentuk internal brandingseperti yang disebutkan dibawah ini.

a.    Dresscode yang sama pada semua keluarga besar Sampoerna pada hari Jumat (mulai dari karyawan terbawah hingga atasan)

Salah satu bentuk internal branding sebuah perusahaan adalah membangun brand personality. Salah satu bentuk brand personality dari Sampoerna adalah ditujukan pada penggunaan dresscode yang sama antara karyawan hingga atasan. Pada bagian ini, terlihat bahwa PT. Sampoerna ingin menjadikan sistem personality pada perusahaannya dengan menjunjung tinggi kekeluargaan. Kekeluargaan tergambar dari dresscode yang digunakan sengaja didesaign oleh Sampoerna untuk dipakai oleh semua kalangan, pada hari Jum’at.

Dengan menggunakan dresscode yang sama, sehingga PT. Sampoerna diibaratkan menjadi sebuah satu kesatuan keluarga besar tanpa memandang strata sosial dan pangkat pada hari Jum’at. Hal ini akan membentuk sebuah “brand” yang baik bagi internal perusahaan, karena karyawaan akan merasa dianggap dan akan meningkatkan hubungan kekerabatan antar karyawan dengan seluruh manajemen perusahaan. Karyawan merasa ikut berperan dengan adanya hari “kekeluargaan” ini. Hal ini menjadikan karyawan untuk lebih nyaman dan dapat meningkatkan kerjasama untuk mewujudkan visi PT. Sampoerna dengan misi yang baik.

b.    Internal Communications Contributor

                                                              

                             Gambar 1. Internal Branding PT. Sampoerna

      Sumber: Dokumen pribadi PT. Sampoerna

Bentuk internal branding PT. Sampoerna yang kedua yakni Internal Communications Contributor. Hal ini dibentuk dalam sebuah workshop yang mendatangkan karyawan-karyawan dari PT. Sampoerna untuk menceritkan pengalamannya yang telah berkontribusi pada media internal Sampoerna, seperti TV Sampoerna, majalah internal Sampoerna – Lentera, dan Intranet yang didesaign untuk seluruh manajemen perusahaan Sampoerna.

PT. Sampoerna sengaja membentuk value perusahaan dengan langsung mendatangkan dan memberi apresiasi kepada para karyawan perusahaan yang sudah melibatkan diri dan berkontribusi pada media internal Sampoerna yang memiliki program dan acara yang berwarna. Dari media internal ini juga, Sampoerna dapat melaksanakan tugasnya untuk memenuhi kebutuhan informasi mengenai seluk beluk Sampoerna dan peristiwa yang terjadi di dalam perusahaan. Hal tersebut akan membentuk internal branding corporate yang baik melalui alat komunikasi berupa media elektronik dan new media tersebut.

c.    Internal Writing (Majalah Internal PT. Sampoerna - Lentera)

Berhubungan dengan internal branding, tidak luput dari bentuk-bentuk media cetak yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Begitupun PT. Sampoerna yang memiliki majalah internal yang bernama “Lentera” yang berisi informasi-informasi yang berhubungan dengan karyawan misalnya peraturan atau kebijakan yang akan berlaku dan juga kegiatan serta program yang rutin dan sukses diselenggarakan oleh PT. Sampoerna.

Majalah Lentera ini sengaja dibuat untuk menampung seluruh aspirasi dan pengalaman dari keluarga PT. Sampoerna, khususnya karyawan. Karyawan turut aktif berkontribusi untuk membuat cerita dan menulis pengalaman pribadinya yang kemudian dikemas dalam majalah Lentera. Cerita-cerita unik tersebut nantinya dapat menjadi pembelajaran dan juga berbagi pengalaman dengan sesama karyawan atau divisi lainnya.

Selain berkontribusi dalam pembuatan konten majalah Lentera, atasan dan manajemen Sampoerna secara khusus memberikan penghargaan kepada siapa saja baik karyawan maupun divisi lain yang berkontribusi akan mendapatkan hadiah berupa notebook. Hal tersebut sengaja dibentuk oleh PT. Sampoerna untuk membentuk brand identity yang baik, karena telah menampung aspirasi karyawan dalam melibatkannya pada pembuatan majalah internal perusahaan. Sehingga perusahaan juga telah menjalankan tujuan dari internal branding corporate dan menciptakan loyalitas pada karyawan dengan penghargaan yang diberikan perusah

Gambar 2. Majalah Internal Sampoerna- Lentera

     Sumber: Dokumen pribadi PT. Sampoerna

d.    Managing and Appraising Performance

MPA (Managing and Appraising Performance) dan FTO (Feedback Tool for Operations) adalah sebuah program penilaian kinerja terpadu yang diberlakukan secara global dengan menyelaraskan kinerja individu terhadap kinerja usaha. Program ini diwujudkan dalam sebuah rapat rutin. Bermanfaat pula untuk mengembangkan individu dan kemampuan organisasi dalam menghadapi tantangan sepanjang perjalanan bisnis.

Melalui MAP, proses penilaian kinerja akan menjadi lebih konsisten dan terpadu di seluruh tingkat organisasi. Selain itu hasil penilaian yang lebih terarah karena dilakukan berdasarkan kinerja yang jelas dan penilaian yang dihasilkan dari dialog terbuka dan objektif diantara karyawan dan atasannya.

e.    Poster dan Kotak Saran

Poster digunakan untuk memberi penekanan pada sebuah ide serta menyediakan pesan yang dapat dipahami secara cepat. Poster diletakkan di tempat yang banyak dilewati keramaian sehingga mudah dilihat oleh para karyawan. (Baskin, 2010: 246).Pada perusahaan Sampoerna, terdapat beberapa poster yang dibuat oleh PR Sampoerna dan ditempatkan di loby, dan sekitar wilayah Sampoerna yang sering menjadi tempat berkumpulnya karyawan.

Gambar 3. Poster Lomba Lentera tahun 2011 

Sumber : Dokumen pribadi PT. Sampoerna          

Gambar 4. Poster Opini Karyawan Sampoerna

 Sumber : Dokumen pribadi PT. Sampoerna

Poster yang diambil contohnya seperti poster “lomba menulis Lentera tahun 2011”. Poster ini selalu diterbitkan setiap tahun saat perusahaan akan mengeluarkan majalah edisi baru. Poster yang lain adalah poster-poster yang menjelaskan kualitas rokok yang diproduksi dan juga berbagai macam bahan baku yang diambil secara alami. Selain itu juga terdapat poster yang menjelaskan mengenai opini-opini dari beberapa pekerja yang unik yang sudah dimasukkan dalam kotak saran. Dari kotak saran tersebut, kemudian PR membuatkan kesimpulan dari beberapa opini yang menarik dan unit, dan kemudian dimuat dalam poster yang ditempel pada lingkungan perusahaan Sampoerna. 

 Gambar 5. Poster kualitas rokok PT. Sampoerna

Sumber: Dokumen pribadi PT. Sampoerna

 f.     Newsletter yang berbentuk “comic”

Kebijakan maupun kegiatan melalui newsletter yang dibagikan kepada seluruh divisi perusahaan, dapat dipahami dan dimengerti oleh seluruh karyawan sehingga karyawan mengetahui semua informasi maupun kebijakan-kebijakan terbaru.PT. Sampoerna memiliki newsletter yang didesaign khusus sehingga terlihat lebih menarik. Newsletter yang dimiliki oleh PT. Sampoerna dibentuk seperti narasi dalam komik, sehingga tidak membosankan bagi pembacanya. Isi newsletter ini terdiri dari informasi terbaru yang ada dan berlaku pada PT. Sampoerna, namun didesaign seperti komik yang dilengkapi dengan gambar dan pengalaman dari karyawan-karyawan yang bekerja di PT. Sampoerna. 

      Gambar 6. Newsletter PT. Sampoerna 

Sumber: Dokumen pribadi PT. Sampoerna

      PT. Sampoerna, tbk. memiliki media dan alat komunikasi internal sebagai alat komunikasi (media internal) adalah sebagai berikut :

a.    TV Sampoerna

          TV Sampoerna adalah saluran TV yang dibuat khusus untuk berbagai kegiatan internal yang melibatkan seluruh karyawan PT. Sampoerna. Hampir semua karyawan menikmati acara yang disajikan TV Sampoerna. Acara tersebut seperti perayaan HUT, aktivitas Sampoerna Volunteers Club, dan lain-lain. Selain itu juga terdapat program “prestasi” yang menayangkan acara prestasi yang telah diraih oleh karyawan internal Sampoerna. TV Sampoerna merupakan media internal yang menjadi alat komunikasi efektif untuk meningkatkan hubungan baik antar seluruh lapisan karyawan dan atasannya. 

Gambar 7. Media Monitoring TV Sampoerna

Sumber: Majalah Internal Sampoerna- Lentera

b.    Majalah Internal Sampoerna Lentera

Kedua, yakni Lentera yang menjadi media internal dan alat komunikasi efektif bagi PT. Sampoerna, Tbk. Para pembaca yang paling tertarik dengan majalah ini adalah karyawan PT. Sampoerna. Hal tersebut dikarenakan pada majalah Lentera terdapat cerita-cerita karyawan yang unik, seperti memenangkan lomba penulisan berita di majalah Lentera, sehingga memunculkan perasaan bangga dengan prestasi yang sudah dicapai oleh beberapa kawan atau rekannya. Dari majalah ini pula, keluarga besar Sampoerna dapat mengukur berapa besar keberhasilan program-program yang telah dijalankan oleh PT. Sampoerna dalam satu periode.

Gambar 8. Media Monitoring Majalah Lentera Sampoerna

Sumber : Majalah Internal Sampoerna- Lentera

c.    Intranet (e-leave, e-profile, e-PAF)

Ketiga, media internal yang menjadi alat komunikasi adalah intranet Sampoerna. Sebanyak 30% responden membuka intranet satu kali sehari. Sebagian besar membuka laman Sampoerna Updates yang menjadi headline. Seiring perkembanga zaman yang modern ini, sebagian besar intranet Sampoerna dinikmati dan digemari oleh para pekerja yang memiliki usia lebih muda dan sudah melek akan media. Mereka dengan mudah dapat mengikuti perkembangan Sampoerna dengan mengakses dimana saja dan kapan saja sesuai dengan keinginan mereka. 

Gambar 9. Media Monitoring Intranet Sampoena

   Sumber : Majalah Internal Sampoerna- Lentera

Sesuai dengan penjabaran cara dan sistem internal branding corporate pada perusahaan rokok terbesar di Indonesia, yaitu PT. Sampoerna, dapat disimpulkan bahwa perusahaan ini memiliki aliran komunikasi yang lancar. Hal tersebut terlihat pada beberapa keterlibatan karyawan dalam membuat keputusan bersama, misalnya rapat evaluasi, penetapan peraturan atau kebijakan baru, dan juga pembuatan majalah Lentera Sampoerna. Aliran komunikasi yang dianut adalah kebawah, dan pola komunikasi yang digunakan adalah pola lingkaran.

Komunikasi bersumber pada atasan yang disalurkan kepada bawahan. Seperti disalurkan pada humas atau PR perusahaan. Kemudian PR akan mengumumkan dan mensosialisasikan peraturan atau pembicaraan tersebut pada semua aspek karyawan, sehingga mereka mengetahui dan turut berpartisipasi untuk berpendapat dalam menanggapi peraturan baru tersebut.